Introducción
¿Qué podemos hacer con Access?
Las dos caras de Access
¿Access o Excel?
¿Access o SQL Server?
El nuevo aspecto de Access 2007
La Cinta de opciones
Utilizar el teclado para trabajar con la Cinta de opciones
El menú de Office
La Barra de herramientas de acceso rápido
Las nuevas características de Access 2007
Sobre este libro
Esquema del libro
Secuencias de comandos
Fichas contextuales
Botones desplegables
Menús clásicos
Métodos abreviados de teclado
Clics del ratón
Ejemplos
1. Crear nuestra primera base de datos
Comprender las bases de datos
Iniciación a las bases de datos
Crear una nueva base de datos
Comprender las tablas
Crear una tabla sencilla
Editar una tabla
Modo edición
Métodos abreviados de teclado
Cortar, copiar y pegar
Guardar y abrir bases de datos de Access
Hacer copias de seguridad
Guardar una base de datos con un nombre o formato diferente
Abrir una base de datos
Abrir más de una base de datos al tiempo
Abrir una base de datos creada en una versión anterior de Access
Crear otra base de datos
El panel de exploración
Trabajar con tablas en el Panel de exploración
Administrar los objetos de la base de datos
2. Crear tablas más inteligentes
Comprender los tipos de datos
La Vista Diseño
Organizar y describir los campos
Cómo se aplican los cambios de la Vista Diseño
Los tipos de datos de Access
Texto
Longitud del texto
Memo
Texto con formato
Número
Tamaño del número
Formato
Moneda
Fecha/Hora
Formato de fecha personalizado
Sí/No
Hipervínculo
Datos adjuntos
Autonumérico
Utilizar valores autonuméricos sin revelar el tamaño de nuestra tabla
Utilización de los Id. de réplica
La clave principal
Crear nuestro propio campo de clave principal
Los seis principios básicos del diseño de bases de datos
1. Escoger buenos nombres de campos
2. Desglosar la información
3. Incluir todos los detalles en un mismo lugar
4. Evitar duplicar la información
5. Evite la información redundante
6. Incluir un campo Id
3. Trabajar con hojas de datos: ordenar, buscar y filtrar información
Personalizar una hoja de datos
Dar formato a la base de datos
Reordenar columnas
Modificar el tamaño de filas y columnas
Ocultar columnas
Inmovilizar columnas
Desplazarse por la hoja de datos
Ordenar
Ordenación a partir de varios campos
Filtrar
Filtro rápido
Filtro por selección
Filtro por condición
Buscar
Edición avanzada
El revisor ortográfico
Opciones de revisión ortográfica
Autocorrección
Caracteres especiales
Imprimir la base de datos
Vista preliminar
Desplazarse por la vista preliminar
Modificar el diseño de la página
Configurar la vista preliminar
4. Evitar la introducción de datos erróneos
Herramientas básicas para la integridad de datos
Evitar que puedan dejarse campos en blanco
Valores en blanco y texto vacío
Establecer valores predeterminados
Evitar valores duplicados utilizando índices
Índices multicampo
Máscaras de entrada
Utilizar una máscara de entrada predeterminada
Crear nuestras propias máscaras de entrada
Reglas de validación
Aplicar una regla de validación en un campo
Crear una regla de validación para un campo
Validar números
Validar fechas
Validar textos
Combinar condiciones de validación
Crear una regla de validación para una tabla
Campos de búsqueda
Crear un campo de búsqueda sencillo con valores fijos
Añadir nuevos valores a nuestro campo de búsqueda
5. Las relaciones entre tablas
Algunos conceptos básicos sobre las relaciones entre tablas
Datos repetidos contra datos relacionados
Campos coincidentes: el enlace de las relaciones entre tablas
Vincular tablas a través de la columna Id.
Relación uno a varios (o relación padre-hijo)
Utilizar relaciones entre tablas
Crear una relación entre tablas
Editar relaciones
Integridad referencial
Utilizar campos en blanco para los registros no vinculados
Eliminar en cascada los campos relacionados
Actualizar en cascada los campos relacionados
Trabajar con hojas secundarias de datos
Utilizar campos de búsqueda para tablas relacionadas
Otros tipo de relaciones entre tablas
Relación uno a uno
Relación varios a varios
Tablas de unión
Campos multivalor
Practicar con relaciones entre tablas
La escuela de música
Identificar las tablas
Identificar las relaciones
Analizar los detalles
La tienda de dulces
El catálogo de productos y el listado de clientes
Realizar pedidos
6. Consultas para seleccionar registros
¿Qué es una consulta?
Crear consultas
Crear una consulta en Vista Diseño
Crear expresiones de filtro
Mostrar sólo los primeros registros de la listade resultados
Crear una consulta sencilla con el Asistente para consultas
Comprender la Vista SQL
Analizar una consulta
Crear una consulta de unión
Consultas y tablas relacionadas
Combinar tablas en una consulta
Combinaciones externas
Encontrar registros sin vincular
Combinaciones múltiples
7. Trucos básicos con consultas
Campos calculados
Definir un campo calculado
Cálculos matemáticos simples con campos numéricos
Campos de fecha
Orden de las operaciones
Expresiones con textos
Utilizar funciones en las consultas
Utilizar una función
Funciones anidadas
El Generador de expresiones
Dar formato a los números
Otras funciones matemáticas
Funciones de texto
Funciones de fecha
Trabajar con valores en blanco (nulos)
Hacer un recuento de los datos
Consultas de totales con datos agrupados
Consultas de totales con datos combinados
Consultas con parámetros
8. Consultas para actualizar registros
Comprender las consultas de acción
¡Cuidado al probar las consultas de acción!
Tipos de consultas de acción
Consultas de actualización
Consultas de datos anexados
Crear una consulta de datos anexados (o de creación de tablas)
Hacer que un campo autonumérico empiece a contar a partir de un número distinto de 1
Consultas para eliminar registros
Tutorial: Destacar los pedidos que contengan productos agotados
Localizar los productos agotados
Poner los pedidos en espera
9. Analizar datos con consultas de referencias cruzadas y tablas dinámicas
Comprender las consultas de referencias cruzadas
Crear consultas de referencias cruzadas
Crear una consulta de referencias cruzadas con el asistente
Crear una consulta de referencias cruzadas utilizandola Vista Diseño..
Tablas dinámicas
Crear una tabla dinámica
Trabajar con una tabla dinámica
Crear un campo calculado
Mostrar y ocultar detalles
Filtrar tablas dinámicas
Gráficos dinámicos
Escoger un tipo de gráfico
Imprimir un gráfico dinámico
10. Crear informes
Trabajar con informes
Crear un informe sencillo
Organizar un informe
Añadir y eliminar campos
Las diferentes vistas de un informe
Crear un informe desde cero
Imprimir, previsualizar y exportar un informe
Mostrar la vista previa de un informe
Exportar un informe
Obtener el complemento Guardar como PDF
Dar formato a un informe
Dar formato a las columnas y a los encabezados de columna
Dar formato a los campos numéricos
Aplicar un color de fondo diferente a filas alternas
Líneas de división
Bordes
Formato condicional
Filtrar y ordenar un informe
Filtrar un informe
Ordenar un informe
11. Diseñar informes avanzados
Mejorar los informes en la Vista Diseño
Las secciones de la Vista Diseño
Comprender el funcionamiento de los controles
Sacar los campos de su diseño tabular
Añadir más controles
Crear un informe desde cero en Vista Diseño
El Asistente para informes
El Asistente para etiquetas
Perfeccionar los informes con la Hoja de propiedades
Modificar las propiedades más comunes
Expresiones
Informes agrupados
Agrupar datos en un informe
Perfeccionar un informe agrupado con el panel Agrupación, orden y total
Ordenar por
Agrupar en
Con A en la parte superior/De menor a mayor
Por valor completo
Totales
Con título
Con/sin una sección de encabezado/pie
Mantener todo el grupo junto en una página
Grupos múltiples
12. Crear formularios sencillos
Trabajar con formularios
Crear un formulario sencillo
Utilizar un formulario
Localizar y editar un registro
Añadir un registro
Borrar un registro
Imprimir registros
Ordenar y filtrar registros en un formulario
Ordenar un formulario
Filtrar un formulario
Utilizar el Filtro por formulario
Guardar filtros
Mejorar el diseño del formulario
Liberar los controles de su diseño tabular
Utilizar más de un diseño
Utilizar diseños tabulares
Mostrar varios registros en cualquier formulario
Formularios divididos
Otras propiedades de los formularios todavía más útiles
El Asistente para formularios
13. Diseñar formularios avanzados
Personalizar un formulario en Vista Diseño
Las distintas secciones de un formulario
Añadir controles al formulario
Galería de controles: visita rápida
Ordenar los controles del formulario
Alinear controles
Modificar el tamaño de los controles
Modificar el espaciado entre los controles
Controles superpuestos
Anclar los controles para que su tamaño se modifique de forma automática
Hacer que los controles se ensanchen con el formulario
Hacer que un control sea lo más grande posible
El orden de tabulación
Tomar el control de los controles
Bloquear campos
Evitar errores con reglas de validación
Realizar cálculos con expresiones
Organizar los datos utilizando controles de ficha
Ir a distintos lugares con los hipervínculos
Utilizar listas para movernos por los registros
Ejecutar acciones con los botones de comando
Formularios y tablas relacionadas
Relaciones entre tablas y formularios sencillos
El control de subformulario
Crear subformularios personalizados
14. Crear un sistema de exploración
Dominar el Panel de exploración
Configurar la lista de exploración
Filtros más avanzados
Esconder objetos
Utilizar grupos personalizados
Hacer búsquedas en el Panel de exploración
Crear formularios con elementos de exploración
Construir un panel de control
Diseñar un formulario de inicio
Alternativas al panel de control
Formularios de panel de control personalizados
Formularios compuestos
Mostrar todos los formularios en una lista
Enlazar a datos relacionados
Mostrar registros relacionados en diferentes formularios
Mostrar informes más detallados utilizando hipervínculos
15. Automatizar tareas con macros
Conceptos básicos sobre las macros
Crear una macro
Ejecutar una macro
Depurar una macro
Macros y seguridad
Acciones de macro no seguras
El comportamiento de Access ante las macros no seguras
El Centro de confianza
Configurar una ubicación de confianza
Tres recetas de macros
Buscar un registro
Imprimir un informe
Enviar datos por correo electrónico
Administrar macros
Grupos de macros
Asignar una combinación de teclas a una macro
Configurar una macro de inicio
Conectar macros a formularios
Comprender los eventos
Añadir una macro a un evento
Extraer de un formulario los valores de los argumentos
Modificar las propiedades de un formulario
Macros condicionales
Crear una condición
Validar datos con condiciones
Macros condicionales más complejas
16. Automatizar tareas con Visual Basic
El editor de Visual Basic
Añadir un nuevo módulo
Escribir la rutina de código más sencilla posible
Introducir código en un formulario
Responder a un evento de un formulario
Hacer una llamada al código de un módulo
Leer y rellenar los campos de un formulario
Comprender los objetos
Propiedades
Métodos
Eventos
Utilizar objetos
Avisar de que un registro se ha modificado
Crear un efecto MouseOver
17. Escribir código más inteligente
Analizar el lenguaje Visual Basic
Almacenar información en variables
Tomar decisiones
Repetir acciones utilizando un bucle
Crear funciones personalizadas
Recopilar toda la información: una función para comprobartarjetas de crédito
Como solucionar los errores de código
Depuración de código
Código de control errores
Profundizar en los objetos
El objeto DoCmd
Convertir una macro a VBA
Utilizar Visual Basic para mejorar la gestión de un negocio
Crear un total acumulado
Obtener información de precios
Añadir un nuevo producto mientras se está haciendo un pedido
Gestionar la preparación y el envío de los pedidos
Actualizar la cantidad de productos en stock
Apéndice. Contenido del CD-ROM
Ejemplos
Microsoft Office Professional 2007
Requisitos mínimos para su instalación
Plantillas
Vídeos
Índice alfabético
Ya está en el mercado la nueva versión del sistema de gestión de datos más utilizado de todos los tiempos, Access 2007, dirigido a todas aquellas personas que han tenido contacto con Access y quieren conocer más a fondo la nueva versión del más conocido gestor de bases de datos de Microsoft.
El Manual Fundamental de Access 2007 ofrece cobertura completa sobre el increíble nuevo aspecto del gestor de base de datos más demandado y el nuevo funcionamiento de esta aplicación. Con dicho manual aprenderá a moverse por Access utilizando la nueva Cinta de opciones, a crear bases de datos para gestionar inventarios, catálogos, recetas, etc., a ordenar, buscar y filtrar los datos utilizando tablas, a localizar y resumir grandes cantidades de información con las consultas, a automatizar tareas complejas y a ahorrar tiempo usando macros y Visual Basic, a compartir datos con el resto del mundo, entre otros aspectos fundamentales.
Por último, en el CD-ROM, el usuario encontrará una versión de evaluación de Microsoft Office Professional 2007, los archivos con los ejemplos seguidos en cada capítulo, así como diferentes materiales que le servirán de gran utilidad.
